¿Cómo hacer que tu denuncia o consulta sea exitosa?

Mantente en contacto: contar con la posibilidad de contactar al informante es un factor clave para el éxito de una investigación. Por eso es importante que hagas seguimiento a tu denuncia o consulta y así podrás conocer los avances del proceso, responder a nuestras inquietudes o ampliar la información. Puedes dejarnos un medio de contacto sin necesidad de revelar tu identidad.

Cuéntanos todos los detalles: entre más información, mayores son las probabilidades de confirmación.
Ten en cuenta estas recomendaciones:

• Utiliza canales como la línea telefónica, WhatsApp o el chat de EthicsGlobal, donde puedes interactuar con agentes que te ayudarán a radicar tu denuncia.
• Informa el nombre de las personas implicadas o que puedan tener conocimiento del hecho.
• Describe el lugar y fecha donde ocurrieron los hechos.
• De ser posible aporta elementos que puedan servir como evidencia.
• Realiza una redacción a detallada de los hechos.

¿Cómo puedo realizar el seguimiento de una denuncia o consulta que he presentado?

Cuando termines de radicar tu denuncia o consulta recibirás un número de radicado. Con este número podrás hacer seguimiento al estado del trámite y consultar los mensajes que te hayamos enviado en caso de que hayas decidido no informar tus datos de contacto. Puedes hacer seguimiento aproximadamente cada 5 días hábiles.

¿En cuánto tiempo le darán solución a una denuncia o consulta ya hecha?

EthicsGlobal envía la información al Comité de Ética u Oficial de Cumplimiento correspondiente en un marco máximo de 24 horas después de haber sido realizada la denuncia o consulta. Luego de recibida, la compañía cuenta con un plazo máximo de 30 días hábiles, prorrogables por un periodo igual, para dar solución al caso.

¿Cómo Funciona?

La recepción de denuncias y consultas es gestionada por EthicsGlobal, compañía externa y totalmente independiente a Grupo SURA, que además es especialista en la materia; de esta forma se busca garantizar la transparencia y seriedad de la gestión ética y el respeto por los derechos de los informantes.

Contamos con diversos canales para la recepción de denuncias o consultas a la Línea Ética, todos los cuales son gestionados por EthicsGlobal:

1. A través de este portal podrás diligenciar un formulario en el cual se solicitará toda la información necesaria para realizar la investigación.

2. Telefónicamente, a las siguientes líneas:

   
   

   Argentina	0800-345-5478
   Brasil	800-8923-392
   Chile	0800-914-501
   Colombia	01-800-5189191
   El Salvador	2136-6543
   México	800-04-38422

   Panamá	836-5888
   Perú	0800-78424
   República Dominicana	200-9643
   Uruguay	000-416-205-6395

   
   
   

   En las cuales te atenderá un experto en atención de denuncias y consultas éticas de la compañía EthicsGlobal.

3. También podrás interponer tu denuncia o consulta escribiendo al correo electrónico sura@sistemaetico.com o por medio del Chat que encontrarás en esta página.

4. A través de la App de EthicsGlobal

   Descarga la App desde Google Play o App Store

   

   Ingresa a la App, escribe el código o escanea el QR y contesta las preguntas.

   
   

   

Cualquiera que sea el medio que elijas, las denuncias o consultas serán tratadas de manera confidencial y se garantiza el anonimato para aquellos informantes que así lo requieran.

A. Recepción

Las Denuncias podrán ser presentadas a través de los diferentes canales dispuestos por la Compañía y serán centralizadas por la Gerencia de Cumplimiento, quien se encargará de recopilar la información y, en caso de ser posible, buscará la mayor cantidad de detalle posible sobre los hechos, lo cual dependerá del medio por el cual se realice la Denuncia.

El Denunciante podrá realizar el reporte de manera anónima, sin embargo, en aquellos casos en los cuales decida revelar su identidad, la Compañía garantizará la estricta confidencialidad y establecerá medidas para prevenir que se tomen represalias en su contra.

Cada denuncia será identificada con un número expediente o folio; que será único y consecutivo según el momento en que sea recibido.

B. Clasificación y traslado

Las Denuncias recibidas por la Compañía a través de cualquiera de los canales habilitados para tal efecto, se clasificarán según el tema al que se haga referencia o el cargo de la persona que se está denunciando.

Una vez recibida la denuncia, la Gerencia de Cumplimiento, será la encargada de dar traslado de la Denuncia al Área Responsable dentro de los tres (3) días siguientes a su recepción.

C. Área responsable de la gestión

De acuerdo con la clasificación de la Denuncia, el Área Responsable será la encargada de canalizar y dar trámite a las denuncias asignadas.

D. Presentación del Reporte al Comité de Ética

El Área Responsable contará con quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la notificación de la Denuncia por parte de la Gerencia de Cumplimiento, para analizar y elaborar un informe dirigido al Comité de Ética, en el cual deberá incluir su concepto sobre la existencia o no de una posible violación al Código de Conducta y una recomendación sobre la necesidad de iniciar una investigación.

El término establecido para la elaboración del reporte por parte del Responsable podrá ser prorrogado hasta por dos periodos iguales, previa autorización del Comité de Ética. Asimismo, en los casos en los que el Área Responsable requiera ampliación de información aportada en la denuncia y el Denunciante haya aportado algún medio de contacto, se podrá solicitar la nueva información, para lo cual se establecerá un plazo máximo de 15 días hábiles. Si pasado este plazo el Denunciante no aporta la información o no manifiesta la imposibilidad de hacerlo, la denuncia será cerrada.

Una vez presentado el informe, el Comité de Ética decidirá si la conducta reportada constituye o no una violación al Código de Conducta. En caso afirmativo, evaluará si cuenta con los elementos suficientes para tomar una decisión o si considera necesario adelantar una investigación, en cuyo caso podrá acudir a un tercero experto en la materia que se debe investigar.

En los casos en los cuales el Comité considere que no existe evidencia suficiente sobre la existencia de una conducta que constituya una vulneración al Código de Conducta, el caso será cerrado.

En ambos casos, la decisión deberá constar en el acta de la respectiva reunión y será informada al Denunciante, en caso de que el mismo haya aportado información para ser contactado.

Las actividades de transmisión o difusión de rumores sin fundamento, la presentación de denuncias o el suministro de información deliberadamente falsa o engañosa, serán objeto de seguimiento y revisión y, en caso de comprobarse la mala fe en la denuncia reportada, podrán ser objeto de medidas sancionatorios de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo adoptado por la Compañía.

E. Investigación

El proceso de investigación será realizado por el Área Responsable. Asimismo, de acuerdo con los hechos ocurridos y la conducta denunciada, la Compañía podrá contratar un tercero independiente para que se encargue de la investigación o realice un acompañamiento durante el proceso.

En cualquier caso, la investigación deberá realizarse en un período no mayor a diez (10) días hábiles, los cuales podrán ser prorrogados por periodos iguales, previa aprobación del Comité de Ética

Las denuncias asociadas a fraude interno o externo serán investigadas por la Auditoría Interna.

F. Aplicación del plan de trabajo para la investigación

El Área Responsable o el tercero encargado de realizar la investigación deberá documentar cada una de las acciones realizadas, describiendo las actividades adelantadas y las pruebas necesarias para determinar si la conducta ha sido o no cometida y por quién.

G. Informe al Comité de Ética

Como resultado de la investigación, se presentará un informe al Comité de Ética con los hallazgos y las conclusiones del proceso.

En caso de que sea probado que un colaborador de la Compañía ha incurrido en una conducta violatoria del Código de conducta, el Comité de Ética decidirá sobre la sanción a la que haya lugar, siguiendo los lineamientos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajo y comunicará su decisión a la Gerencia de Talento Humano para que adelante el respectivo proceso establecido por la Compañía.

En aquellos casos en los cuales no sea posible probar la comisión de la conducta reportada, el caso será cerrado.

H. Denuncia Penal

Cuando en el proceso de gestión de la denuncia se identifique que los hechos investigados pueden constituir una conducta que de acuerdo a la legislación colombina pueda ser considerada como delito, la Compañía realizará la denuncia ante la autoridad competente y llevará a cabo todas las acciones indicadas por dicha entidad.

En los casos en los cuales la denuncia deba ser trasladada a los Comités de Junta Directiva, según las reglas descritas anteriormente, el Secretario de la Junta Directiva y el Presidente de la Compañía serán los encargados de realizar la gestión del caso, teniendo en cuenta los siguientes plazos:

• Comunicación al Comité: diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al que tuvo conocimiento de la denuncia.
• Investigación: máximo treinta (30) días hábiles contados a partir del momento en que el Comité toma la decisión de iniciar un proceso de investigación. Este plazo ser prorrogado, previa autorización del Comité respectivo. El Comité podrá solicitar la contratación de un tercero para que adelante el proceso de investigación.

Adicionalmente, la Compañía deberá garantizar que en todo momento la investigación sea realizada cumpliendo con los procesos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajando y respetando los derechos de los colaboradores y Directores involucrados.

Las consultas recibidas a través de los canales de contacto dispuestos por la Compañía que estén relacionadas con la aplicación del Código de Conducta o las políticas internas que los desarrollan, serán tramitadas por la Gerencia de Cumplimiento, quien se encargará de adelantar las gestiones necesarias para resolverlas, para lo cual contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por una sola vez y por un plazo igual.

Periódicamente, la Gerencia de Cumplimiento presentará al Comité de Ética un reporte sobre las consultas recibidas.